Casos reales: cómo automatizamos la agenda de una terapeuta y aumentó sus ventas

¿Te imaginas tener una agenda llena cada semana sin perseguir a tus clientes uno a uno? Eso fue lo que conseguimos para Alejandra, una terapeuta especializada en relaciones, con solo automatizar su captación, agenda y seguimiento.

En este artículo te contamos el caso real, paso a paso, de cómo lo hicimos y cómo tú también puedes aplicarlo a tu negocio de servicios.

Contexto inicial

Alejandra daba sesiones online por videollamada. Usaba WhatsApp, su calendario personal, y un sistema de cobros manual por Bizum o transferencia. Todo dependía de ella.

Problemas:

• Pérdida de tiempo confirmando sesiones.
• Leads interesados que no volvían a responder.
• Dificultad para hacer seguimiento y saber quién había pagado.
• Citas desorganizadas, sin control ni automatización.

Su objetivo: tener una agenda profesional y automática, sin perder el trato humano.

El sistema que implementamos (automatización completa)

Creamos un flujo 100% automatizado usando herramientas accesibles y sin programación. Estas fueron las fases:

1. Captación automatizada

• Anuncios en Meta Ads con botón directo a agendar sesión gratuita.
• Al reservar, el lead recibía un mensaje automático por WhatsApp con el enlace de videollamada.

2. Registro inteligente

• Cada lead era guardado automáticamente en Google Sheets.
• Si era nuevo, se creaba una ficha con nombre, email y número.
• Se etiquetaba según el origen de campaña.

3. Confirmación y recordatorios

• Se enviaban recordatorios automáticos 24h antes por WhatsApp y correo.
• Si no confirmaban, el sistema enviaba un mensaje para reagendar.
• Si no firmaban el consentimiento, se activaba una notificación automática.

4. Pagos y control de sesiones

• Al decidir continuar, se preguntaba: “¿Pago suelto o bono de 4?”
• Enlace automático a Stripe según la opción elegida.
• Al pagar, se actualizaban las sesiones disponibles.
• Tras cada sesión, el contador bajaba automáticamente.

5. Seguimiento post-sesión

• Al completar varias sesiones, el sistema enviaba:
• Petición de reseña en Google.
• Código de descuento si recomendó a otra persona.
• Enlace directo para renovar o reservar más sesiones.

Herramientas que usamos

• Cal.com: para citas automatizadas.
• Zapier: para conectar todo el flujo.
• Google Sheets: como base de datos.
• Stripe: para pagos online y control.
• WhatsApp Business API: para automatizar comunicaciones.
• Gmail: para correos de seguimiento y confirmación.

Resultados en 3 semanas

• Duplicó la tasa de asistencia a sesiones.
• 80% de los leads confirmaban sin seguimiento manual.
• Cero errores en cobros o sesiones mal contadas.
• Percepción profesional mucho más alta por parte de sus pacientes.

“Ahora no pierdo tiempo escribiendo lo mismo una y otra vez. Todo fluye, y yo solo me enfoco en lo importante: mis pacientes.”
— Alejandra

¿Por qué funciona este sistema?

Porque une automatización + cercanía + control. No es un robot frío: es una estructura pensada para liberar tiempo sin perder el toque humano.

Cada lead recibe atención personalizada sin que Alejandra tenga que estar detrás de cada paso.

Conclusión

La mayoría de negocios de servicios trabajan manualmente porque creen que automatizar es caro, complejo o impersonal.

Este caso demuestra lo contrario: puedes tener un sistema elegante, automatizado y humano, que aumente tus ventas y te devuelva el tiempo.